Menjelang penyusunan program tahunan, tim humas biasanya mulai menyiapkan rencana publikasi, Media Relations, kampanye media sosial, hingga agenda sosialisasi. Jadwal dan anggaran tersedia. Namun, ada satu pertanyaan yang sering belum terjawab.
Masalah komunikasi apa yang sebenarnya hendak diselesaikan?
Ketika perencanaan langsung dimulai dari kegiatan, instansi berisiko mengulang pendekatan lama tanpa mengetahui efektivitasnya. Kegiatan dapat terlaksana sesuai jadwal, tetapi belum tentu menjawab kebutuhan masyarakat.
Karena itu, strategi komunikasi pemerintah perlu disusun melalui riset yang cukup dan mekanisme pelaksanaan yang dapat menyesuaikan diri. Riset menentukan arah. Tata kelola memastikan strategi tetap dapat dijalankan ketika situasi berubah.
Kelebihan Strategi Komunikasi yang Disusun dengan Matang
Strakom yang baik tidak hanya menghasilkan daftar kegiatan. Dokumen tersebut menghubungkan masalah komunikasi dengan tujuan, pendekatan, kanal, kegiatan, dan ukuran keberhasilan.
| Kelebihan | Dampaknya bagi Instansi |
|---|---|
| Arah komunikasi lebih terukur | Publikasi dan kegiatan dikaitkan dengan tujuan yang jelas |
| Keputusan berbasis data | Anggaran diarahkan pada persoalan yang benar benar ditemukan |
| Pesan lebih konsisten | Unit dan kanal menggunakan dasar informasi yang sama |
| Evaluasi lebih objektif | Keberhasilan tidak hanya dilihat dari jumlah konten |
| Posisi humas lebih strategis | Tim dapat memberi masukan sebelum program diluncurkan |
| Kesiapan krisis lebih baik | Pesan, koordinasi, dan tanggung jawab sudah lebih siap |
Kelebihan ini menjadi penting karena humas pemerintah tidak seharusnya hanya bekerja setelah program selesai dirancang.
Tim humas membutuhkan akses informasi dan ruang untuk menyampaikan analisis kepada pimpinan. Dengan posisi tersebut, humas dapat membaca potensi salah pengertian, kelompok yang terdampak, serta kebutuhan informasi sebelum kebijakan atau program diperkenalkan kepada masyarakat.
Menghubungkan Perencanaan dengan ROSTIR
Salah satu kerangka yang dapat digunakan dalam penyusunan strategi komunikasi adalah ROSTIR.
Kerangka ini menghubungkan Research, Objectives, Strategy, Tactics, Implementation, serta Reporting atau Results dalam satu proses perencanaan.
Research
Riset digunakan untuk menemukan penyebab masalah.
Jika penggunaan layanan digital rendah, instansi perlu mencari tahu apakah masyarakat tidak mengetahui layanan, tidak memahami prosedurnya, meragukan keamanannya, atau justru mengalami hambatan akses.
Data layanan, pengaduan, wawancara, dan hasil audit komunikasi dapat menjadi titik awal.
Objectives
Hasil riset kemudian diterjemahkan menjadi perubahan yang ingin dicapai.
Tujuan sebaiknya menjelaskan apa yang diharapkan berubah pada kelompok sasaran, bukan hanya jumlah materi yang akan diproduksi.
Strategy
Strategi menentukan pendekatan utama.
Jika masalahnya adalah prosedur yang sulit dipahami, pendekatan yang dipilih dapat berupa penyederhanaan informasi dan pendampingan pada tahap yang paling sering menimbulkan kesalahan.
Tactics
Taktik menerjemahkan strategi menjadi kegiatan.
Bentuknya dapat berupa panduan layanan, video tutorial, Media Relations, sesi pendampingan, atau materi jawaban petugas. Kanal dipilih berdasarkan kebutuhan masyarakat, bukan hanya karena sedang populer.
Implementation
Tahap ini mengatur pembagian tugas, jadwal, anggaran, koordinasi, serta alur persetujuan.
Pemantauan juga perlu dilakukan sejak awal agar materi atau pendekatan dapat diperbaiki ketika ditemukan masalah.
Results
Evaluasi membandingkan hasil dengan tujuan dan kondisi awal.
Instansi dapat melihat apakah pemahaman meningkat, pertanyaan yang sama mulai berkurang, atau masyarakat lebih mudah menggunakan layanan.
Kekurangan dan Tantangan dalam Penyusunan Strakom
Masalah terbesar sering muncul ketika tahapan tersebut tidak berjalan utuh.
Riset dapat dilewati karena organisasi ingin segera menentukan kegiatan. Tujuan komunikasi kemudian menjadi terlalu umum. Data media sosial dianggap mewakili seluruh masyarakat. Evaluasi pun berhenti pada jumlah unggahan atau pemberitaan.
Kesalahan diagnosis akan memengaruhi seluruh strategi.
Rendahnya partisipasi, misalnya, bisa dianggap sebagai masalah kurang sosialisasi. Padahal, masyarakat mungkin sudah mengetahui program tetapi tidak dapat memenuhi persyaratannya. Menambah publikasi tidak akan menyelesaikan hambatan tersebut.
Riset tidak selalu membutuhkan survei besar. Pengaduan masyarakat, data pelayanan, wawancara pengguna, Media Monitoring, dan audit komunikasi dapat menjadi sumber awal yang cukup kuat untuk membaca masalah.
Ketika Birokrasi Membatasi Penyesuaian
Strategi yang tepat masih dapat terhambat oleh administrasi yang terlalu kaku.
Kebutuhan komunikasi dapat berubah sementara kegiatan, keluaran, anggaran, atau kontrak sudah ditetapkan.
Misalnya, hasil pemantauan menunjukkan masyarakat lebih membutuhkan pendampingan langsung. Namun, dokumen pekerjaan hanya mengatur produksi video.
Administrasi tetap penting untuk menjaga akuntabilitas. Masalah muncul ketika dokumen hanya mengunci daftar kegiatan tanpa menjelaskan tujuan dan ruang penyesuaian.
Karena itu, riset sebaiknya dilakukan sebelum kegiatan dan anggaran ditetapkan. Tim humas juga perlu berkoordinasi sejak awal dengan bagian perencanaan, keuangan, pengadaan, dan hukum.
Penyesuaian pun tidak selalu harus berarti perubahan kontrak. Pesan, jadwal, dan distribusi masih dapat diperbaiki selama berada dalam ruang lingkup yang tersedia.
Strakom Harus Dapat Dijalankan
Strakom yang baik bukan hanya terlihat lengkap di atas kertas.
Dokumen tersebut harus menjelaskan hubungan antara masalah, tujuan, pendekatan, kegiatan, dan ukuran keberhasilan, sekaligus mempertimbangkan kemampuan organisasi untuk melaksanakannya.
Bagi pimpinan humas, tantangannya adalah memperkuat riset sekaligus menyiapkan koordinasi dan mekanisme keputusan.
Tanpa riset, strategi dapat salah arah.
Tanpa tata kelola yang adaptif, strategi yang benar sekalipun dapat sulit diterapkan.
Govcom dapat membantu instansi mengolah temuan riset dan audit menjadi Strakom yang sesuai dengan kebutuhan publik dan kondisi organisasi. Dengan dasar tersebut, komunikasi dapat berjalan lebih terarah, penyesuaian lebih terencana, dan hasilnya lebih mudah dipertanggungjawabkan.
