Acara resmi pemerintah tidak cukup hanya berjalan tepat waktu. Posisi pejabat, susunan acara, penghormatan, pakaian, kunjungan, dokumentasi, hingga informasi yang disampaikan kepada publik perlu tertata dengan benar. Di sinilah fungsi keprotokolan bekerja.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi, terutama tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Pengertian ini juga digunakan oleh Sekretariat Negara. Dasar hukum umumnya adalah UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan yang masih berlaku dan mencabut UU No. 8 Tahun 1987 tentang Protokol.
Bagi humas pemerintah, keprotokolan bukan sekadar urusan susunan kursi atau urutan sambutan. Protokol dan komunikasi harus berjalan bersama agar acara tertib, pimpinan mendapat dukungan yang tepat, dan pesan pemerintah sampai kepada publik.
Apa Itu Protokoler Pemerintah?
Dalam percakapan sehari-hari, istilah protokoler pemerintah sering digunakan untuk menyebut fungsi atau petugas yang mengatur acara resmi. Namun, istilah yang digunakan dalam regulasi adalah keprotokolan.
Secara sederhana, protokol merujuk pada aturan atau tata cara. Protokoler lazim digunakan untuk menyebut hal atau petugas yang berkaitan dengan protokol. Sementara keprotokolan adalah keseluruhan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan aturan pada acara kenegaraan atau acara resmi.
Untuk Kementerian Dalam Negeri dan pemerintahan daerah, rujukan yang lebih spesifik adalah Permendagri No. 16 Tahun 2024 tentang Pedoman Keprotokolan di Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah. Peraturan ini berlaku sejak 18 Oktober 2024.
Pemahaman istilah tersebut penting bagi humas. Naskah sambutan, siaran pers, materi media sosial, dan briefing pimpinan sebaiknya menggunakan istilah yang tepat agar komunikasi resmi pemerintah tetap konsisten dan kredibel.
Lima Elemen Keprotokolan Pemerintah
Permendagri No. 16 Tahun 2024 mengatur lima elemen keprotokolan dalam acara resmi di lingkungan Kemendagri dan pemerintahan daerah.
| Elemen | Fungsi Praktis | Contoh |
|---|---|---|
| Tata Tempat | Mengatur posisi sesuai jabatan dan kedudukan | kepala daerah, pimpinan DPRD, pejabat, tamu kehormatan |
| Tata Upacara | Mengatur urutan dan jalannya acara | pembukaan, lagu kebangsaan, sambutan |
| Tata Penghormatan | Mengatur penghormatan sesuai kedudukan | penyambutan dan penghormatan pejabat |
| Tata Pakaian | Menentukan pakaian sesuai acara | pakaian dinas atau pakaian sipil resmi |
| Pengaturan Kunjungan | Mengatur agenda dan kebutuhan kunjungan | kunjungan kerja kepala daerah atau tamu |
Lima elemen tersebut menunjukkan bahwa pekerjaan protokol sangat dekat dengan manajemen acara, koordinasi pimpinan, dan komunikasi publik.
Permendagri No. 16 Tahun 2024 secara khusus mencakup Acara Resmi yang dihadiri Menteri atau Wakil Menteri, Kepala Daerah atau Wakil Kepala Daerah, dan Pejabat Pimpinan Tinggi.
Dalam praktik, kesalahan protokol juga mudah terlihat publik. Posisi tamu yang keliru dapat tertangkap kamera. Perubahan urutan sambutan dapat terdengar dalam siaran langsung. Karena itu, setiap perubahan teknis perlu segera diteruskan kepada humas agar materi publikasi tidak menggunakan informasi lama.
Peran Humas Pemerintah Sebelum, Saat, dan Setelah Acara
Protokol memastikan acara berjalan sesuai aturan. Humas memastikan kegiatan tersebut memiliki konteks dan makna bagi publik.
Sebelum acara, humas perlu memahami tujuan kegiatan, pesan utama pimpinan, stakeholder yang hadir, kebutuhan media, dan informasi yang dapat dipublikasikan. Tim juga perlu menyiapkan bahan sambutan, draf siaran pers, FAQ media, waktu publikasi, dan narasumber resmi.
Pemetaan pihak yang memiliki kepentingan dan pengaruh dapat diperkuat melalui pembahasan mengenai stakeholder pemerintah.
Saat acara berlangsung, humas berkoordinasi mengenai dokumentasi, Media Relations, materi pimpinan, konten digital, dan perubahan agenda. Humas perlu berada dekat dengan tim protokol karena perubahan kecil pada susunan acara dapat berdampak pada pesan yang keluar.
Setelah acara, pekerjaan berlanjut pada publikasi, dokumentasi, pemantauan pemberitaan, dan evaluasi. Tim perlu mencatat apa yang berjalan baik, bagian yang tersendat, dan perubahan yang perlu diterapkan pada kegiatan berikutnya.
Karena itu, fungsi protokol dan komunikasi pimpinan tidak seharusnya berjalan sebagai dua jalur yang terpisah. Prinsip ini juga sejalan dengan fungsi kehumasan pemerintah yang menempatkan humas sebagai pengelola komunikasi, hubungan, dan informasi institusi.
Komunikasi Pimpinan sebagai Jembatan Acara dan Publik
Acara resmi selalu menghasilkan pesan.
Kunjungan kepala daerah ke lokasi bencana, misalnya, tidak cukup diatur dari sisi kedatangan, posisi pejabat, dan susunan acara. Publik perlu mengetahui alasan kunjungan, keputusan yang diambil, dan tindak lanjutnya.
Humas perlu menyiapkan briefing yang memuat fakta terbaru, pesan utama, pertanyaan potensial media, batas informasi yang belum dapat disampaikan, serta respons jika agenda berubah.
Kesalahan yang sering terjadi adalah protokol fokus pada kelancaran teknis, sementara humas baru menerima informasi beberapa saat sebelum kegiatan. Akibatnya, acara terlihat rapi tetapi pesan publiknya lemah.
Solusinya adalah melibatkan humas sejak tahap perencanaan. Dengan begitu, keputusan teknis protokol dan keputusan komunikasi dapat diambil hampir bersamaan.
Risk Appetite Pemerintah dalam Protokoler dan Acara Resmi
Risk appetite pemerintah bukan bagian dari unsur keprotokolan yang diatur UU No. 9 Tahun 2010 atau Permendagri No. 16 Tahun 2024. Namun, konsep ini relevan untuk membantu menentukan batas risiko yang masih dapat diterima dalam penyelenggaraan acara resmi.
Perpres No. 39 Tahun 2023 mengatur Manajemen Risiko Pembangunan Nasional sebagai pendekatan terintegrasi dalam pengelolaan risiko di kementerian, lembaga, pemerintah daerah, pemerintah desa, badan usaha, dan entitas terkait.
Bappenas juga menegaskan bahwa risk appetite perlu ditentukan agar organisasi memahami tingkat risiko yang masih dapat diterima dan kapan dibutuhkan pengendalian yang lebih kuat.
Dalam acara resmi, penerapannya dapat dibuat praktis.
Perubahan urutan sambutan mungkin cukup diselesaikan oleh tim protokol. Keterlambatan pejabat membutuhkan penyesuaian agenda. Namun, insiden keamanan, kesalahan tata tempat yang melibatkan pejabat penting, pernyataan pimpinan yang sensitif, atau perubahan agenda yang menjadi perhatian media membutuhkan eskalasi lebih tinggi.
Karena itu, tim perlu menentukan sejak awal: siapa yang dapat mengambil keputusan, situasi apa yang harus dilaporkan kepada pimpinan, kapan humas menyiapkan respons publik, dan kondisi apa yang membutuhkan perubahan atau penghentian agenda.
Dengan pendekatan tersebut, protokol tidak hanya memiliki rundown, tetapi juga jalur eskalasi risiko.
Komunikasi Krisis Pemerintah dalam Acara Resmi
Acara resmi dapat berubah menjadi situasi krisis dalam waktu singkat.
Pejabat utama batal hadir, lokasi berubah, terjadi insiden keamanan, potongan pernyataan viral tanpa konteks, atau muncul isu publik beberapa menit sebelum pimpinan berbicara.
Dalam komunikasi krisis pemerintah, protokol dan humas perlu memiliki jalur keputusan yang jelas. Protokol menangani perubahan teknis acara. Humas menilai dampaknya terhadap pesan, media, dan persepsi publik.
Setidaknya tiga hal perlu ditentukan sebelum acara: siapa pengambil keputusan, siapa juru bicara resmi, dan seberapa cepat pembaruan informasi harus diberikan.
Humas tidak boleh menyampaikan informasi yang belum terverifikasi. Protokol juga perlu memastikan perubahan agenda diketahui seluruh pihak yang terdampak.
Jika persoalan berkembang keluar dari konteks acara, prinsip komunikasi krisis pemerintah dapat digunakan sebagai dasar untuk mengatur koordinasi, pembaruan informasi, dan respons institusi.
Checklist Koordinasi Humas–Protokol Sebelum Acara
Sebelum hari H, tim perlu memastikan:
- Tujuan dan status acara sudah jelas.
- Pejabat serta stakeholder yang hadir telah terkonfirmasi.
- Tata tempat dan urutan acara sudah diperiksa.
- Tata pakaian telah ditentukan.
- Profil dan kebutuhan khusus tamu tersedia.
- Pesan utama pimpinan telah disepakati.
- Bahan sambutan dan briefing tersedia.
- Narasumber media telah ditentukan.
- Posisi media, fotografer, dan dokumentasi sudah diatur.
- Kanal serta waktu publikasi sudah disepakati.
- PIC protokol dan PIC humas sudah jelas.
- Rencana alternatif tersedia jika jadwal, lokasi, atau tamu berubah.
Checklist sebaiknya menjadi dokumen kerja bersama. Satu orang memegang versi terbaru, lalu PIC humas dan protokol melakukan pengecekan ulang paling lambat satu hari sebelum acara.
Cara ini membantu mencegah munculnya beberapa versi jadwal di grup pesan, dokumen cetak, bahan pimpinan, dan materi media.
Tantangan Protokoler Pemerintah di Era Digital
Acara resmi saat ini hampir selalu meninggalkan jejak digital.
Kesalahan posisi tamu, potongan sambutan, perubahan agenda, atau respons pejabat dapat direkam dan menyebar dalam hitungan menit.
Teknologi membantu pengelolaan undangan, data tamu, briefing book, jadwal, dokumentasi, dan perubahan agenda. Namun, digitalisasi tidak menggantikan ketelitian.
Masalah yang sering terjadi justru berasal dari terlalu banyak versi informasi. Jadwal di sistem berbeda dengan grup pesan. Rundown cetak belum diperbarui. Caption media sosial masih menggunakan susunan lama.
Karena itu, tim membutuhkan satu sumber informasi yang disepakati. Semua perubahan harus masuk ke versi yang sama sebelum diteruskan ke protokol, humas, pimpinan, media, dan panitia lainnya.
Kecepatan ruang digital juga menuntut humas menyiapkan respons lebih cepat. Jika potongan sambutan beredar tanpa konteks, klarifikasi sebaiknya datang cepat, akurat, dan tidak memperbesar isu.
Protokol yang Baik Membuat Acara Resmi Terlihat Sederhana
Keprotokolan pemerintah yang baik sering kali tidak terlihat oleh publik.
Acara berjalan lancar, pejabat berada di posisi yang tepat, tamu memahami alur, media memperoleh informasi, dan pesan pimpinan tersampaikan tanpa kebingungan.
Di balik kesederhanaan tersebut terdapat koordinasi yang rinci.
Bagi humas pemerintah, tantangannya bukan mengambil alih fungsi protokol. Tugas humas adalah memastikan acara, pimpinan, stakeholder, pesan, media, dan publik terhubung dalam satu alur komunikasi yang konsisten.
Govcom dapat membantu instansi pemerintah menyusun SOP komunikasi acara, komunikasi pimpinan, Media Relations, protokol koordinasi krisis, briefing juru bicara, serta peningkatan kapasitas tim humas dan komunikasi pimpinan.
Jika acara resmi di instansi Anda masih sangat bergantung pada koordinasi personal, informasi sering berubah pada menit terakhir, atau humas baru dilibatkan saat acara hampir dimulai, masalahnya bukan hanya persoalan teknis acara.
Langkah berikutnya adalah menyatukan protokol dan komunikasi dalam satu alur kerja yang memiliki PIC, checklist, jalur eskalasi risiko, dan evaluasi yang jelas.
Acara resmi yang tertib bukan hanya soal protokol yang benar. Ia juga harus meninggalkan pesan yang jelas, tepat, dan dapat dipahami publik.
